Dosya, duruşma, iş, belge, yazışma ve tahsilat aynı yerde. Yetkiler büro hiyerarşinize göre ayrılır, her erişim kayıt altına alınır, veriler Türkiye'de kalır.
Neden
Büroların kaybettiği zaman çoğu kez işin kendisinde değil, işin nerede kaldığını aramakta geçiyor. Hangi dilekçe son hâli, bu işi kim onayladı, müvekkile en son ne söylendi, duruşmaya kim gidecek — cevapları e-postada, telefonda ve klasörlerde dağınık duruyor.
Dağınık arşiv
Son sürüm hangisi belli değil; aynı dilekçenin üç kopyası dolaşıyor.
Sözlü onay
İşin onaylanıp onaylanmadığı kişilerin hafızasında kalıyor, izi kalmıyor.
Kayıp süre
Son tarihi kimsenin paneline bakmadığı hafta sonu geçiyor.
Özellikler
Her biri aynı veriyi paylaşıyor: duruşma eklediğinizde takvime düşüyor, hatırlatması gidiyor, dosyanın geçmişine yazılıyor. Ayrı ayrı sisteme girmek yok.
Kanban panosu ve iş takip tablosu. Geciken işler, onayımda bekleyenler, onaya gönderdiklerim ayrı görünümlerde.
Taraflar, usuli sıfatlar, aşama, esas ve karar numaraları. Aktif ve arşiv ayrı.
Bugün, bu hafta ve tüm duruşmalar. Takvime düşer, hatırlatması gider.
Kişi ve kurum kayıtları, dosya bağlantıları, iletişim geçmişi.
Duruşma ve son tarihler tek takvimde; dışa aktarılabilir.
Müvekkille yazışma sistemin içinde kalır; dosyasına bağlıdır.
Klasör düzeni, sürümleme, çöp kutusu, saklama ve imha.
Dosya bazında alacak, tahsilat ve masraf. Yalnızca yetkili roller görür.
Kimin üstünde ne var, hangi iş kimde bekliyor.
Büro hiyerarşisi buradan kurulur; yetkiler bu şemadan okunur.
Kim neye erişti, neyi değiştirdi — hepsi kayıtta.
Panelde ve telefonda; son tarih hatırlatmaları kendiliğinden gider.
Kullanıcı ve organizasyon
Kullanıcıları tek tek yetkilendirmek yerine organizasyon şemasını kuruyorsunuz. Kim kime iş atayabilir, kimin işini kim onaylayabilir — hepsi bu sıradan çıkıyor.
Avukatlık dışı roller en alt kademeyle eş tutulur: Hukuk Bürosu Personeli, Muhasebe, Sekreterya. Muhasebe ayrıca finans ekranlarını görür. Müvekkil bambaşka bir yerde durur — büro paneline hiç girmez, yalnızca kendi portalını görür.
Kural tek cümle: bir kullanıcı yalnızca kendisinden alt kademedeki birine iş atayabilir ve onun işini onaylayabilir. Bu sıra organizasyon şemasından yönetilir; ekranlarda ayrıca kontrol edilmez, tek yerden okunur.
Onay zinciri
Onay gerektiren işler tanımlı zincirden geçiyor. İş yalnızca o anda sırası olan kişinin kuyruğunda görünüyor; o onaylamadan bir sonraki adıma geçmiyor.
İş atanır
Sorumlu avukat işi üstlenir
Onaya gönderilir
Zincir baştan kurulur
Sıradaki onaycı
Yalnızca o kişinin kuyruğuna düşer
Üst kademe
Zincirde adım varsa yukarı çıkar
Tamamlandı
Son onayla kapanır
Düzeltme istenirse
Zincir sıfırlanır, iş atanan kişiye döner ve gerekçe dosyanın yorumuna düşer. Yeniden gönderildiğinde onaylar baştan alınır — eski turun onayları taşınmaz.
Telefondan atlanamaz
Web ve mobil aynı motoru çağırır. Onaycısı olan bir işi, işi yapan kişi telefondan “tamamla” diyerek kapatamaz; zincir neredeyse oradan devam eder.
Dosya ve belge yönetimi
Yeni dosya açıldığında klasör iskeleti hazır geliyor. Avukat değişse, stajyer gelse gitse de evrakın yeri değişmiyor.
Numaralandırma hukuk alanına göre ilerliyor ve yıldan bağımsız sürüyor. Önekler bilerek ASCII: arama ve sıralamada Türkçe harf sorunu çıkmasın diye.
H001HukukC001CezaI001İcraID001İdari YargıS001SigortaA001ArabuluculukMüvekkil düzeyinde ve dosya düzeyinde ayrı ayrı. Büro kendi düzenini Klasörler ekranından değiştirebiliyor.
Sürümleme
Aynı belgenin yeni hâli üstüne yüklenir; eski sürümler kaybolmaz, geçmiş görünür.
Saklama ve imha
Dosya kapandıktan sonra belgeler saklama süresi dolunca “imha edilebilir” listesine düşer. İmha hiçbir zaman kendiliğinden olmaz — her zaman bir kullanıcının kararıdır ve kayda geçer.
Türkçeye duyarlı arama
“Şahin” ararken “sahin” de bulunur. Büyük İ ve ı dahil Türkçe harfler normalleştirilir.
Müvekkil portalı
Müvekkil kendi dosyalarını, duruşmalarını, belgelerini ve ödemelerini görüyor, avukatıyla sistem içinden yazışıyor. Büro paneline hiç girmiyor.
Gördükleri
Görmedikleri
Güvenlik taahhüdü
İçeride mesleki sır var. Bu yüzden güvenlik sonradan eklenen bir katman değil; sistemin kurulduğu yerde duruyor.
Kiracı ayrımı veritabanı katmanında uygulanıyor; ekranlarda tek tek kontrol edilmiyor. Bir sorgunun yanlışlıkla başka büronun verisine uzanması mümkün değil.
Hiyerarşi kademesi ve dosyanın ekibi birlikte belirliyor. Bir avukat, ekibinde olmadığı dosyayı listede bile görmüyor.
Kimin hangi kayda ne zaman eriştiği ve neyi değiştirdiği denetim kaydına yazılıyor. Mesleki sır taşıyan veride erişimin denetlenebilir olması şart.
15 dakikada 15 başarısız denemeden sonra 15 dakika kilit; e-posta ve IP ayrı ayrı sayılıyor. Şifre sıfırlama da aynı sınırın altında — hesap yoklamaya kapalı.
Anlık bildirim yalnızca türünü söylüyor, mesaj metnini taşımıyor. Müvekkil yazışması yurt dışındaki bildirim altyapısından geçmiyor.
Günlük yedek, 30 gün saklama ve haftalık otomatik geri yükleme denemesi. Hiç geri yüklenmemiş bir yedek, yedek değil umuttur.
Şifreler geri döndürülemez biçimde saklanır, oturumlar 12 saat sonra düşer. Tüm trafik HTTPS ile şifrelenir ve HSTS uygulanır. Verilerin işlendiği yer Türkiye'dir; ayrıntılar gizlilik politikasında.
iPhone uygulamasıyla dosyalarınızı açar, size atanan işleri görür, onayınızdakileri yanıtlar, belgeyi indirir ve müvekkilinizle yazışırsınız. Panelle aynı veriyi, aynı yetki kurallarıyla kullanır.
Yakında App Store'da.
Mevcut dosyalarınızı aktarır, ekibinizi tanımlar, organizasyon şemanızı kurar ve kullanmaya başlamadan önce birlikte gözden geçiririz.